Communicating Styles and Conflict

Communicating Styles and Conflict

Knowing your communication style and having a mix of styles on your team can provide a positive force for resolving conflict.

A As far back as Hippocrates’ time (460-370B.C.), people have tried to understand other people by characterizing them according to personality type or temperament.Hippocrates believed there were four different body fluids that influenced four basic types of temperament. His work was further developed 500 years later by Galen. These days there are any number of self-assessment tools that relate to the basic descriptions developed by Galen, although we no longer believe the source to be the types of body fluid that dominate our systems.

B The values in self-assessments that help determine personality style. Learning styles, communication styles, conflict-handling styles, or other aspects of individuals is that they help depersonalize conflict in interpersonal relationships. The depersonalization occurs when you realize that others aren’t trying to be difficult, but they need different or more information than you do. They’re not intending to be rude: they are so focused on the task they forget about greeting people. They would like to work faster but not at the risk of damaging the relationships needed to get the job done. They understand there is a job to do. But it can only be done right with the appropriate information, which takes time to collect. When used appropriately, understanding communication styles can help resolve conflict on teams. Very rarely are conflicts true personality issues. Usually they are issues of style, information needs, or focus.

C Hippocrates and later Galen determined there were four basic temperaments: sanguine, phlegmatic, melancholic and choleric. These descriptions were developed centuries ago and are still somewhat apt, although you could update the wording. In today’s world, they translate into the four fairly common communication styles described below:

D The sanguine person would be the expressive or spirited style of communication. These people speak in pictures. They invest a lot of emotion and energy in their communication and often speak quickly. Putting their whole body into it. They are easily sidetracked onto a story that may or may not illustrate the point they are trying to make. Because of their enthusiasm, they are great team motivators. They are concerned about people and relationships. Their high levels of energy can come on strong at times and their focus is usually on the bigger picture, which means they sometimes miss the details or the proper order of things. These people find conflict or differences of opinion invigorating and love to engage in a spirited discussion. They love change and are constantly looking for new and exciting adventures.

E Tile phlegmatic person – cool and persevering – translates into the technical or systematic communication style. This style of communication is focused on facts and technical details. Phlegmatic people have an orderly methodical way of approaching tasks, and their focus is very much on the task, not on the people, emotions, or concerns that the task may evoke. The focus is also more on the details necessary to accomplish a task. Sometimes the details overwhelm the big picture and focus needs to be brought back to the context of the task. People with this style think the facts should speak for themselves, and they are not as comfortable with conflict. They need time to adapt to change and need to understand both the logic of it and the steps involved.

F Tile melancholic person who is soft hearted and oriented toward doing things for others translates into the considerate or sympathetic communication style. A person with this communication style is focused on people and relationships. They are good listeners and do things for other people-sometimes to the detriment of getting things done for themselves. They want to solicit everyone’s opinion and make sure everyone is comfortable with whatever is required to get the job done. At times this focus on others can distract from the task at hand. Because they are so concerned with the needs of others and smoothing over issues, they do not like conflict. They believe that change threatens the status quo and tends to make people feel uneasy, so people with this communication style, like phlegmatic people need time to consider the changes in order to adapt to them.

G The choleric temperament translates into the bold or direct style of communication. People with this style are brief in their communication – the fewer words the better. They are big picture thinkers and love to be involved in many things at once. They are focused on tasks and outcomes and often forget that the people involved in carrying out the tasks have needs. They don’t do detail work easily and as a result can often underestimate how much time it takes to achieve the task. Because they are so direct, they often seem forceful and can be very intimidating to others. They usually would welcome someone challenging them. But most other styles are afraid to do so. They also thrive on change, the more the better.

H A well-functioning team should have all of these communication styles for true effectiveness. All teams need to focus on the task, and they need to take care of relationships in order to achieve those tasks. They need the big picture perspective or the context of their work, and they need the details to be identified and taken care of for success. We all have aspects of each style within us. Some of us can easily move from one style to another and adapt our style to the needs of the situation at hand-whether the focus is on tasks or relationships. For others, a dominant style is very evident, and it is more challenging to see the situation from the perspective of another style. The work environment can influence communication styles either by the type of work that is required or by the predominance of one style reflected in that environment. Some people use one style at work and another at home.

The good news about communication styles is that we have the ability to develop flexibility in our styles. The greater the flexibility we have, the more skilled we usually are at handling possible and actual conflicts. Usually it has to be relevant to us to do so, either because we think it is important or because there are incentives in our environment to encourage it. The key is that we have to want to become flexible with our communication style. As Henry Ford said, “Whether you think you can or you can’t, you’re right!”

Các phong cách và sự xung đột trong giao tiếp

Ý thức được phong cách giao tiếp của riêng bạn và có sự kết hợp giữa các phong cách trong nhóm có thể tạo ra tác động tích cực để giải quyết xung đột.

A Từ thời Hippocrates xa xưa (460-370 Trước công nguyên), loài người đã cố gắng để hiểu người khác bằng cách mô tả đặc điểm của họ theo kiểu cá tính hoặc khí chất. Hippocrates tin rằng có bốn dạng chất lỏng khác nhau trong cơ thể ảnh hưởng đến bốn kiểu tính cách cơ bản. Nghiên cứu của ông đã được Galen tiếp tục phát triển 500 năm sau đó. Ngày nay, có rất nhiều công cụ tự đánh giá liên quan đến các mô tả cơ bản của Galen, cho dù chúng ta không còn tin rằng các loại chất lỏng trong cơ thể là nguồn gốc chi phối hệ thống tính cách con người.

B Các giá trị của quá trình tự đánh giá giúp xác định phong cách cá tính. Phong cách học tập, phong cách giao tiếp, phong cách xử lý xung đột, hoặc các khía cạnh khác của mỗi cá nhân giúp phi cá nhân hóa xung đột trong các mối quan hệ giữa cá nhân với nhau. Sự phi cá nhân hóa xảy ra khi bạn nhận ra rằng những người khác không cố ý tỏ ra khó chịu, chỉ là họ cần những thông tin khác hoặc nhiều hơn bạn. Họ không có ý định tỏ ra thô lỗ: họ quá tập trung vào nhiệm vụ mà quên mất việc chào hỏi mọi người. Họ muốn làm việc nhanh hơn nhưng không muốn bị đẩy vào nguy cơ gây tổn hại các mối quan hệ cần thiết để hoàn thành công việc. Họ ý thức được việc phải làm. Nhưng việc đó chỉ có thể được làm đúng khi có các thông tin thích hợp, và đỏi hỏi có thời gian để thu thập. Khi được áp dụng một cách hợp lý, sự hiểu biết các phong cách giao tiếp có thể giúp giải quyết xung đột trong nhóm. Rất hiếm khi sự xung đột thực sự đến từ vấn đề tính cách. Chúng thường đến từ các vấn đề về phong cách, nhu cầu thông tin hoặc sự chú tâm.

C Hippocrates và sau đó là Galen đã xác định có bốn kiểu tính khí cơ bản: lạc quan, điềm đạm, phiền muộn và nóng nảy. Những mô tả này đã được phát triển cách đây hàng thế kỷ và đến nay vẫn còn khá đúng, mặc dù cách dùng từ có thể cần được cập nhật. Trong thế giới hiện tại, chúng được diễn giải thành bốn phong cách giao tiếp khá phổ biến được mô tả dưới đây:

D Người lạc quan sẽ là người có phong cách giao tiếp đầy biểu cảm hoặc giàu năng lượng. Những người này biết kể chuyện bằng hình ảnh. Họ dành nhiều cảm xúc và năng lượng vào cuộc giao tiếp và thường nói nhanh. Họ dùng toàn bộ cơ thể để diễn đạt. Họ dễ dàng bị cuốn vào một câu chuyện có thể có hoặc không minh họa cho quan điểm mà họ đang cố gắng làm rõ. Nhờ sự nhiệt tình đó, họ là những người truyền động lực tuyệt vời trong nhóm. Họ luôn quan tâm đến mọi người và các mối quan hệ. Mức năng lượng cao của họ đôi lúc có thể trở nên mạnh mẽ và sự tập trung thường dồn vào bức tranh lớn toàn cảnh, đồng nghĩa với việc đôi khi họ bỏ qua các chi tiết hoặc thứ tự thích hợp của mọi việc. Những người này coi sự xung đột hoặc sự khác biệt quan điểm là động lực khiến họ hăng hái hơn và thích được tham gia vào một cuộc thảo luận sôi nổi. Họ yêu thích sự thay đổi và không ngừng tìm kiếm những cuộc phiêu lưu mới mẻ và thú vị.

E Mẫu người điềm đạm – điềm tĩnh và kiên trì – được xem là phong cách giao tiếp có kỹ năng và có tính hệ thống. Phong cách giao tiếp này tập trung vào các sự việc và chi tiết chuyên môn. Người điềm đạm có cách tiếp cận công việc theo phương pháp có trật tự và họ dồn sự tập trung rất cao vào nhiệm vụ chứ không phải con người, cảm xúc hay mối quan tâm mà nhiệm vụ đó có thể gợi lên. Sự tập trung của họ cũng bị dồn vào những chi tiết cụ thể cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Đôi khi họ để các chi tiết lấn át bức tranh toàn thể và sự tập trung cần được đưa trở lại trong bối cảnh của nhiệm vụ. Những người theo phong cách này cho rằng sự thật phải tự nó được nói lên, và họ không thoải mái khi đối mặt với xung đột. Họ cần thời gian để thích ứng với sự thay đổi và cần hiểu rõ logic của nó cũng như các bước cần thiết liên quan.

F Mẫu phiền muộn là người dễ mềm lòng và luôn có xu hướng nghĩ cho người khác được xem là có phong cách giao tiếp chu toàn hoặc dễ đồng cảm. Một người có phong cách giao tiếp này thường tập trung vào con người và các mối quan hệ. Họ là những người biết lắng nghe và làm mọi việc cho người khác – đôi khi gây bất lợi ảnh hưởng đến chính họ. Họ muốn nhận được ý kiến của mọi người và đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy thoải mái với bất cứ điều gì được yêu cầu để hoàn thành công việc. Đôi khi sự chú ý vào người khác có thể khiến họ mất tập trung vào nhiệm vụ đang làm. Do họ rất quan tâm đến nhu cầu của người khác và giải quyết các vấn đề một cách suôn sẻ, họ không thích xung đột. Họ tin rằng sự thay đổi sẽ đe dọa đến tình trạng hiện tại và có xu hướng khiến mọi người cảm thấy bất an, vì vậy những người có phong cách giao tiếp này, giống như những người điềm đạm cần thời gian xem xét những thay đổi để thích nghi với chúng.

G Tính khí nóng nảy được xem là có phong cách giao tiếp táo bạo hoặc thẳng thắn. Những người có phong cách này luôn ngắn gọn trong cách giao tiếp – càng ít từ càng tốt. Họ là những người suy nghĩ lớn và thích tham gia vào nhiều việc cùng một lúc. Họ tập trung vào nhiệm vụ và kết quả và thường quên rằng mọi người tham gia thực hiện nhiệm vụ đều có những nhu cầu. Họ không giỏi thực hiện các công việc đòi hỏi sự chi tiết và kết quả là họ thường ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thấp hơn thực tế. Do tính cách thẳng thắn, họ thường có vẻ mạnh mẽ và có thể rất đáng sợ đối với người khác. Họ luôn sẵn sàng đón nhận mọi thách thức. Hầu hết các phong cách khác đều ngại điều đó. Họ cũng trở nên mạnh mẽ hơn sau mỗi sự thay đổi, càng nhiều càng tốt.

H Một nhóm vận hành tốt nên có tất cả các phong cách giao tiếp này để đạt hiệu quả thực sự. Tất cả các nhóm cần tập trung vào nhiệm vụ và họ cần quan tâm đến các mối quan hệ để hoàn thành những nhiệm vụ đó. Họ cần có tầm nhìn bao quát hoặc bối cảnh cụ thể công việc của họ, cũng như họ cần xác định rõ và chăm chút đến từng chi tiết để thành công. Bên trong mỗi chúng ta đều tồn tại các khía cạnh của mỗi phong cách. Một số người trong chúng ta có thể dễ dàng chuyển từ phong cách này sang phong cách khác và điều chỉnh phong cách của mình cho phù hợp với nhu cầu hiện tại cho dù trọng tâm là công việc hay mối quan hệ. Với những người khác, tồn tại một phong cách hoàn toàn vượt trội, và việc nhìn nhận tình hình từ góc độ của một phong cách khác sẽ khó khăn thách thức hơn. Môi trường làm việc có thể ảnh hưởng đến phong cách giao tiếp, tương tự là từ các dạng công việc nhất định hoặc do sự áp đảo của một phong cách được phản ánh trong môi trường đó. Một số người sử dụng một phong cách ở nơi làm việc và một phong cách khác khi ở nhà.

Tin tốt về phong cách giao tiếp là chúng ta có khả năng phát triển tính linh hoạt trong phong cách của mình. Tính linh hoạt càng cao thì chúng ta càng có kỹ năng xử lý các xung đột tiềm ẩn và đang xảy ra trên thực tế. Để làm được điều đó, vấn đề thường phải liên quan đến chúng ta, hoặc bởi vì chúng ta nghĩ rằng điều đó là quan trọng hoặc do môi trường tạo động lực thúc đẩy nó. Điều quan trọng là bản thân chúng ta phải muốn trở nên linh hoạt với phong cách giao tiếp của mình. Như Henry Ford đã nói, “Dù bạn nghĩ rằng bạn có thể hoặc bạn không thể, bạn đã đúng!”